Communication in the Organization

Rahmawan D. Prasetya, S.Sn., M.Si.

Dalam menjalin relasi dengan orang lain, kita membutuhkan komunikasi. Dalam dunia kerja, komunikasi merupakan satu hal yang paling penting dan menjadi bagian dari tuntutan profisiensi (keahlian). Kadang-kadang penyebab rusaknya hubungan antar individu dalam suatu organisasi, misalnya antara manajer atau supervisor dengan karyawan atau di antara karyawan itu sendiri adalah adanya miskomunikasi yang terjadi. Untuk bisa berkomunikasi dengan baik dibutuhkan tidak hanya bakat, tapi terutama kemauan untuk melakukan proses belajar yang kontinu. Keterampilan berkomunikasi yang baik meliputi kemampuan dasar untuk mengirim dan menguraikan pesan secara akurat dan efektif untuk memperlancar pertemuan, untuk memahami cara terbaik dalam penyebaran informasi dalam sebuah organisasi, serta untuk memahami makna simbolis tindakan-tindakan seseorang sebagai manajer.Komunikasi adalah suatu pertukaran—sebuah konsep yang sederhana tetapi vital. Walaupun demikian, terlalu sering kita melakukan pendekatan dengan suatu pertukaran tanpa mempertimbangkan bagaimana pihak lain bereaksi. Pesan yang kita sampaikan seringkali terlalu berorientasi kepada diri sendiri, sehingga apa yang terjadi dengan pihak lain menjadi sesuatu yang terabaikan. Dalam organisasi, ada dua komunikasi yang terjadi, yaitu komunikasi organisasi secara makro dan secara mikro. Komunikasi makro terjadi antara organisasi tersebut dengan lingkungannya atau dengan organisasi lainnya. Komunikasi mikro terjadi di dalam organisasi, yaitu komunikasi yang terjadi diantara para anggota organisasi, antara atasan dan bawahan, antar para pemimpin, dan antar kelompok kerja atau antar divisi. Jadi, komunikasi organisasi secara mikro merupakan komunikasi interpersonal di dalam organisasi. Komunikasi mikro inilah yang akan dibahas dalam tulisan ini.

ELEMEN-ELEMEN KOMUNIKASI

Pengirim, penerima, bahasa, pesan, model, dan saluran (channel) merupakan keseluruhan elemen proses komunikasi. Pengirim men-transmit komunikasi. Penerima mendapatkan dan menguraikan kodenya. Pengirim bervariasi dalam hal kemampuannya untuk membangun dan mengirimkan pesan, dan penerima bervariasi dalam hal kemampuannya menerima dan memahami pesan. Pesan dibangun dari simbol-simbol bahasa yang digunakan dalam beberapa model komunikasi dan dikirimkan melalui suatu saluran komunikasi. Pesan disampaikan secara oral/lisan maupun tulisan. Komunikasi formal bergerak melalui organisasi saluran yang terstruktur. Komunikasi informal mengalir diluar struktur organisasi yang formal. Komunikasi adalah pertukaran dalam kondisi volley. Jadi, begitu pesan dikirimkan, pesan balasan segera dikirim kembali. Pesan seringkali berperilaku sebagai respon atau feedback (umpan balik) bagi si pengirim pesan. Pesan umpan balik itu memungkinkan pengirim untuk mengevaluasi efektifitas pesan yang terdahulu.

Bahasa Komunikasi

Simbol-simbol bahasa yang digunakan dalam suatu pesan dapat berwujud verbal maupun nonverbal. Pesan verbal merupakan pesan yang diucapkan oleh pengirim, sedangkan pesan nonverbal dapat berupa gerak-gerik atau sikap dari si pengirim pesan. Komunikasi akan menemukan kegagalan apabila terjadi ketidaksesuaian antara pesan verbal yang disampaikan dengan pesan nonverbal yang tampak. Meskipun pembicara kadang-kadang telah berusaha mengubah perilakunya untuk menciptakan suatu ekspresi tertentu pada pendengarnya, akan tetapi perilaku nonverbal secara umum ternyata sulit untuk diatur (DePaulo, 1992). Sebagai contoh, kebohongan seseorang dapat diamati dari cara dia berperilaku pada saat dia mengatakan kebohongan itu. Ketika seorang pembicara berkata satu hal dan bahasa tubuhnya mengatakan yang lain, kita akan mengakui keakuratan bahasa nonverbal. Komunikasi yang efektif ditentukan oleh tingkat penerimaan dan pemahaman terhadap arti pesan yang diharapkan.

Ada beberapa bagian dalam proses ini yang dapat mengganggu kelancaran berkomunikasi. Sebagai contoh, penerima mungkin tidak mengerti simbol-simbol bahasa. Bahasa dalam arti yang luas seringkali memberikan simbol dan bentuk yang hanya tepat untuk berkomunikasi dalam suatu organisasi tertentu saja, dalam satu lingkungan saja. Atau kadang-kadang juga pengirim terbawa oleh kemampuannya untuk memanipulasi bahasa dan dengan kurang hati-hati mencampuradukkan pesan dengan pesan yang tidak dapat dimengerti oleh si penerima. Akibatnya penerima pesan tidak dapat memahami apa yang disampaikan oleh si pengirim.

Model dan Tujuan Komunikasi

Komunikasi tertulis mempunyai makna yang formal dalam penyampaian informasi yang berhubungan dengan pekerjaan. Pesan tertulis merupakan sesuatu yang nyata (tangible). Ia memberikan suatu dokumen tentang tindakan organisasi dan dapat ditinjau kembali serta dipelajari. Satu hal yang menjadi perhatian utama seseorang yang mengirim pesan bisa jadi bahwa diharapkan penerima benar-benar menerimanya. Penelitian menunjukkan bahwa pesan yang telah ditulis dan dikirimkan tidak berarti bahwa orang yang dituju telah membaca dan memahaminya.Sebagian besar interaksi yang diperlukan dalam organisasi adalah melalui komunikasi oral/lisan. Suatu model dasar komunikasi lisan adalah interviu. Interviu merupakan suatu interaksi lisan antara dua orang atau lebih yang menyebarkan atau mempertukarkan informasi (Hunt, 1980).Interviu dapat dilakukan untuk berbagai tujuan. Tujuannya yang pertama adalah untuk mempengaruhi sikap dan perilaku seseorang. Sebagai contoh, seseorang dapat diarahkan, dilatih, diawasi, dan dimotivasi melalui interviu tatap muka (face-to-face). Tujuan yang kedua adalah untuk menyampaikan informasi tentang nilai dan iklim organisasi (Katz & Kahn, 1978). Penelitian telah mengindikasikan bahwa kualitas komunikasi itu sendiri mencerminkan sifat dasar iklim sosial organisasi (O’Driscoll & Evans, 1988). Sebagai contoh, dalam suatu studi, bawahan melaporkan bahwa ia merasakan dukungan sosial yang lebih banyak ketika mereka mampu mengawali interviu mereka sendiri dengan supervisornya (Kirmeyer & Lin, 1987). Tujuan yang ketiga diajukan oleh Ford dan Ford (1995) yang mengusulkan bahwa komunikasi lisan antar manajer tingkat tinggi mendorong kekuatan program perubahan organisasi.Interviu terjadi setiap hari dalam organisasi, dimana anggota organisasi bertemu dengan bawahan, rekan setingkat, dan para atasan. Mereka bertukar informasi pada apa yang mereka kerjakan, pada mengapa suatu jabatan sebaiknya dikerjakan dengan cara yang tertentu, dan pada seberapa baik mereka melaksanakannya. Misinterpretasi dapat muncul pada komunikasi ini, terutama ketika partisipan datang dari kultur yang berbeda. Perusahaan internasional telah menemukan bahwa penjelasan persyaratan pekerjaan harus dilakukan dengan hati-hati. Suatu perusahaan di Jepang, sebagai contoh, menemukan sejumlah strategi yang menolong dalam penciptaan komunikasi yang efektif, termasuk humor, keluhan kooperatif, dan penggunaan ungkapan orang Jepang dan Inggris (Miller, 1995).